Organiser un événement culturel : découvrez notre livret ressource
Organiser un concert, un spectacle ou plus largement un événement culturel demande de penser à de nombreux aspects : programmation artistique, contrats, rémunération des artistes, sécurité, déclarations administratives, billetterie, budget… Pour accompagner les associations et les bénévoles dans ces différentes étapes, L’Archipèl, Guid’Asso – Collectif formation des bénévoles Creuse et Instants Libres proposent un livret consacré à la bonne organisation d’un événement culturel – Module 1.
Un outil pratique pour préparer son événement
Ce livret a été conçu comme une ressource pratique à destination des bénévoles, associations et structures qui organisent des événements culturels, notamment lorsqu’elles ne sont pas des professionnelles du spectacle.
Il permet de parcourir les principales étapes nécessaires à la construction d’un événement, depuis les premiers choix artistiques jusqu’à son financement.
Le document aborde trois grands volets : la définition de la programmation artistique, les modalités administratives et logistiques et les modalités financières.
Penser sa programmation artistique
Programmer ne consiste pas seulement à choisir un groupe ou un spectacle. Le livret propose d’abord de réfléchir à la cohérence entre la programmation, le projet associatif, les valeurs portées par la structure, les personnes auxquelles elle souhaite s’adresser et sa ligne artistique. Il invite également à penser la programmation comme un choix collectif et à identifier les ressources disponibles sur le territoire.
Une partie est notamment consacrée aux structures ressources en Creuse et plus largement en Limousin, ainsi qu’à l’intérêt de mutualiser les programmations, les moyens humains, matériels ou financiers entre acteurs d’un même territoire.
Comprendre les démarches administratives et logistiques
Le cœur du livret rassemble ensuite de nombreux repères pour mieux comprendre les obligations auxquelles peut être confronté un organisateur : licences d’entrepreneur du spectacle vivant, contrats de cession, coproduction et coréalisation, rémunération des artistes et GUSO, déclarations en mairie ou en préfecture, établissements recevant du public et commissions de sécurité.
D’autres aspects très concrets sont également abordés : communication, moyens de paiement, sécurité et secours, gestion des déchets, mais aussi organisation de la billetterie et principales taxes liées aux spectacles.
Construire et financer son projet
Enfin, le livret apporte des premiers repères pour établir un budget prévisionnel, anticiper les frais liés à l’accueil des artistes et identifier différentes pistes de financement. Il présente notamment plusieurs dispositifs et ressources mobilisables dans le champ culturel.
Une ressource à garder sous la main
Ce premier module constitue ainsi une porte d’entrée pour mieux anticiper l’organisation d’un événement culturel et identifier les démarches à effectuer suffisamment en amont.
Il ne s’agit pas seulement de répondre aux obligations administratives : bien préparer son événement, c’est aussi réfléchir à son projet artistique, à l’accueil des personnes, aux coopérations possibles sur le territoire et à l’équilibre économique de son projet.